各乡镇人民政府、县政府各有关部门,省州驻县各有关单位,各中小学:
现将《门源县义务教育均衡发展档案管理制度》印发给你们,请结合实际,认真贯彻落实。
门源县人民政府教育督导委员会
2015年11月20日
门源县义务教育均衡发展档案管理制度
一、总则
1.为加强门源县义务教育均衡档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为门源县义务教育均衡工作服务,特制定本制度。
2.门源县义务教育均衡档案,是指门源县义务教育均衡管理、指标完成以及其他各项活动直接形成的对门源县义务教育均衡保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.门源县义务教育均衡档案分为文书档案和表册档案。
4.各相关部门设专人管理义务教育均衡档案。
二、归档要求
1.义务教育均衡档案资料做到内容清晰、数据准确,科学分类、核查方便,专人管理、专柜存放,客观公正的再现义务教育均衡工作过程,真实地反映义务教育均衡工作情况。
2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别建立在一起,不得分开。
4.根据实际情况,文件资料按问题年度或年度问题两种形式立卷建档;跨年度的资料放在针对实情工作的最后一年立卷。
5.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6.案卷封面,应逐项按规定书写,字迹要工整、清晰。
7.卷内目录和总目录要与资料内容保持一致。
三、档案管理人员职责
1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护门源县义务教育均衡档案的完整与安全。
四、档案的利用
1.门源县义务教育均衡档案只有内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。
2.档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报义务教育均衡工作办公室处理。
3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任。
4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6.不准转借,必须专人专用。
7.用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。